【SharePoint Online】ルートサイトの置き換え

こんにちは!SSS担当です。
3月に入り、やっと暖かくなってきましたね。

SharePoint を利用すると必ずルートサイト(トップレベルサイト)が作成されますが、このルートサイトが別のサイトと置き換え出来るようになりました。

置き換え可能なサイトは、コミュニケーションサイトか、Office 365 グループに接続されていないモダンチームサイトか、クラシックチームサイトとなります。

これでルートサイトを利用率が高いサイトに置き換えたり、別に作成しておいたサイトに置き換えてルートサイトをリニューアルオープンといったことが出来ますね。

それでは以下に手順をご紹介します。

事前準備

  • SharePoint スタートページ(左上のワッフルメニュー > [SharePoint])内の「おすすめのリンク」のリンク先を控えておきます。(自動的に移行されないため)
  • 置き換えるサイト(ソースサイト)を確認して、現在のルートサイトと同じポリシー、アクセス許可、外部共有設定であることを確認します。

手順

  1. テナント管理者のユーザーでサインインし、新しい SharePoint 管理センターへアクセスします。
  2. 左ペインから [サイト] > [アクティブなサイト] をクリックします。
  3. 右上で、[すべてのサイト] ビューが選択されていることを確認します。
  4. [URL] 列で、リストの一番上に現在のルートサイトが表示されるように [AからZ] をクリックします。
  5. ルートサイトにチェックを入れます。
  6. […] > [サイトの置き換え] をクリックします。
  7. [使用するサイトの URL] 欄に、新しいルートサイトにするサイトの絶対 URL または相対 URL を入力します。
  8. [保存] をクリックします。
  9. ルートサイトの置き換えが完了した後、コンテンツを再クロールして、検索インデックスを更新します。

以上です。
ルートサイトの運用にお困りの方、このような手段もあることも知っておくといいかもしれません。

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【SPO】クラシックホームページのモダン化

こんにちは、SSS担当です。

SharePoint Onlineをご利用中の方で、
2/12に追加された以下の記事を見た方は驚かれたのではないでしょうか。

【クラシック ホーム ページのモダン化】
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

上記URLには以下のことが書かれています。

クラシック チーム サイトが更新のための次の条件を満たしている場合、
ユーザーが次回ホームページを開くと、ホームページが自動的にモダン化されます。

更新の条件:
・クラシック チーム サイト (STS#0) のみ
・ホーム ページ名が "Home.aspx" であること
・次の、既定の Web パーツのみが含まれていること。
 作業の開始 (GettingStartedWebPart)、ニュースフィード(SiteFeedWebPart)、およびドキュメントライブラリ(XsltListViewWebPart)
・テキストが含まれていないこと (wiki HTML がカスタマイズされていないこと)
・DisplayFormTemplateName = "WikiEditForm"
・ModernizeHomepageOptOut が有効になっていないこと

なんと、クラシックで作成されたサイトを自動でモダンに切り替えてくれるようです。
いやー、 困りましたね^^;

上記URL内にも記載されていますが、
モダン化されたページは管理者にて元のクラシックページに戻すことが可能とのことです。

 <参考情報>
 タイトル : 新しい SharePoint チームのホームページ
 アドレス : https://support.office.com/ja-jp/article/-77cbbd3c-2a23-4a76-bfd7-c5bf95afe1c6
 ※上記公開情報の “クラシックバージョンに戻る” の項目を参照ください

また、機能の展開前に、PnP PowerShellを使用して特定のサイトに対して更新されないようOptOutすることも可能とのことです。

 <公開情報>
 タイトル : クラシック ホーム ページのモダン化
 アドレス : https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

 ※”特定のサイトが更新されないようにする方法” を参照ください

なお、自動でモダンサイトに切り替わる時期については以下になるとのことです。

 本機能の更新は2020年3月上旬からターゲットリリース (先行リリース) が有効となっているテナントから段階的に展開が開始され、
5月末までにすべてのテナントへの展開完了を予定しております。

また新たに情報がわかりましたらブログ内にてお知らせしますね。

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SharePointの従来のブログと Delve ブログが廃止されます。

皆様こんにちは、SSS担当です!
最近のリリースで個人単位で使用してきたブログの廃止が決定いたしました。

今まで書き溜めたブログが消えてしまう!?

既にあるSharePointの 従来のブログは、新しい投稿を作成する機能を含め引き続き使用可能とのことですが、

Delve ブログは作成できなくなり、既存のDelveブログ は読み取り専用アクセスを長期間設けた後、最終的には削除されてしまいます。

具体的には、 2020/7/17 以降

  • SharePointのUI上から従来のブログ サイトを新規作成する機能は利用できなくなる
  • 既存の Delve ブログは削除され、Delve プロファイルから取り除かれる

と発表されています。

なおSharePointのブログに代わる機能として、以下が紹介されています。新しいブログの1つとしてご検討下さい。

コミュニケーションサイトとニュース投稿を含むブログを作成する

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SharePoint Online 「人気の傾向」「人気と検索に関するレポート」が廃止されます

皆様こんにちは!SSS担当です!
SharePointの機能「人気の傾向」および「人気と検索に関するレポート」の廃止が決定いたしましたのでお知らせいたします。

SharePoint 内のリストやライブラリのアイテムのアクセス数に従って、直近2週間でアクセス数が多いアイテムを表示したりレポートとしてダウンロードできる機能です。

「サイトの設定」からおよび「人気と検索に関するレポート」にアクセスすることができます。

この「人気の傾向」および 「人気と検索に関するレポート」 は 2020/ 2/29 に廃止されることが決まりました。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/support/sites/classic-usage-popularity-reports-discontinued

なお、人気の傾向が廃止されても「監査ログ レポート」は廃止されないので、今後は「監査ログ レポート」を使用いただくのが良さそうです。

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ドキュメントライブラリにフォルダ単位で固有の権限を設定する

こんにちは、SSS担当です。

SharePoint では「固有の権限」を設定することにより、ユーザー毎にアクセスできる情報を制限できることはご存知かと思います。

サイト単位や、リスト・ライブラリ単位で設定する方法がよく知られていますが、リスト・ライブラリ内のフォルダ単位でも固有の権限を設定することが可能です。

今回は フォルダに固有の権限を設定するページについてご紹介します。
※固有の権限の詳細な設定方法については今回扱いません。

手順:

  1. 目的のサイトを開き、ドキュメントライブラリへ移動する
  2. 「ファイル」タブから「新しいフォルダー」をクリック
  3. フォルダ名を入力し、「作成」をクリック
  4. 以下の図のように、作成したフォルダの右側の「…」をクリックし、表示されたメニュー内の「…」をクリック、「詳細」から「共有相手」をクリック

 5.「詳細」をクリック

 6. 権限設定画面が表示されるので、「権限の継承を中止」をクリックし、権限の継承を切り、フォルダに”固有の権限”の設定を行う

固有の権限を設定し、フォルダにアクセスさせたくないユーザーの権限を削除する事により、そのユーザーにはフォルダが非表示になります。

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SharePoint Online コミュニケーションサイトはサブサイトとして作成できない

みなさんこんにちは、サポート担当です。

今日は、SharePoint Online の コミュニケーションサイト についてのお話です。

コミュニケーションサイトとは

SharePoint Online でサイトを作成する際、必ず「サイトテンプレート」を選択します。そのテンプレートの1つ「コミュニケーションサイトテンプレート」を使用して作成されたサイトを「コミュニケーションサイト」と呼びます。

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトの作成方法

コミュニケーションサイトを作成する方法は2つあります。

1つは Office365 ワッフルメニュー内の SharePoint へアクセスし、左上の「+サイトの作成」アイコンをクリックすることで作成が可能です。

SharePoint ワッフルメニュー

Communication Site

もう1つの方法として、

「新しい SharePoint 管理センター」の「アクティブなサイト」から作成することができます。

新しい管理センター

その他、PowerShellを使用するなど裏技はありますが、基本的にこの2つの方法からしかコミュニケーションサイトを作成することはできません。

その為、コミュニケーションサイトのテンプレートは、サイトコレクションのルートサイトでのみ使用できるテンプレート になります。

サブサイト作成時にテンプレートとして表示されないのは仕様となります。

弊社のSSSのサービスではSharePoint Online からなお問い合わせにも対応しております。
カフェートークも随時実施中ですので、こちらからお気軽にお問い合わせください!

ご連絡、おまちしております。

スクリプトエディター Web パーツで CSS を記述する際の注意点

こんにちは!SSS担当の一人です。

皆さん軽度なカスタマイズをする時は、ページ内にスクリプトエディター Web パーツを挿入し、CSS や JavaScript を記述しているかと思います。
今回はその際の注意点をお伝えします。

例えば、カレンダーの予定の色を変えようとして、CSS を埋め込もうとします。


その際にコピー&ペーストに失敗するなどして、<style> タグの閉じタグである </style> タグを挿入しないままページを保存してしまうと……

ページ全体が真っ白になってしまいます!!

スイートバーも消えているので、このままだとページ編集も出来ません。

そんな時どうやってページを復元するかというと、まずページURLの末尾に「?contents=1」を付けて遷移します。

https://〇〇〇〇〇.sharepoint.com/sites/xxx/SitePages/SSS_test.aspx?contens=1

そうすると、そのページの「Web パーツ ページの管理」にアクセスすることが出来ます。

CSS を挿入したスクリプトエディター Webパーツにチェックを入れ、削除をクリックすると……

問題の Web パーツが削除されて、ページを復元することが出来ます!

※もしスクリプトエディター Web パーツがいくつも挿入されていて、どれが問題の Web パーツか分からない時は、SharePoint Designer 等でページをコピーした上で削除を試して、Web パーツを特定するといいですよ。

中々やりがちなミスなので、復元方法も合わせて覚えておくといいかもしれませんね。

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ShareGateで移行できない記号について

こんにちは、SSS担当です。

今回は ShareGate Desktopで移行できない記号について、ご紹介したいと思います。

ShareGateではほとんどの特殊文字は利用可能ですが、絵文字は現在サポートされていない状況になります。

※ 特殊文字は例えば、♡ ♥ ★ ◆ 【 】 ※ ~ ○ ・ 等
※ 絵文字は例えば、🌋 🌀 🌄 🌅 等

ユニコード絵文字に関しては、ここを参考にしてください。

もしアイテムのタイトルに絵文字が存在している場合、
ShareGateで移行時に絵文字がタイトルから削除されてしまいます。
また、上書き更新がされずに別のアイテムとみなされてアイテムが増殖する事象も発生してしまいます。

具体的には以下の画像のようになります。

移行前:

移行後: 1回目 絵文字がタイトルから削除されていました。

移行後: 2回目 上書き更新がされずに別のアイテムとみなされて増殖する。

この件についてShareGate社に確認を行ったところ、SharePointのCSOM APIを利用してタイトルを取得する際、絵文字が正しくデコードされず、正常にコピーできないことが原因であり、今後も対応は難しいとの回答がありました。

ShareGate製品上の仕様となるため、 移行を行う際は絵文字を削除して実施を行うようにしてください。


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モダンUIでzipファイルを開いた際文字化けしてしまうファイルをダウンロードする

こんにちは、SSS担当です。

今回はモダンUIでzipファイルを開いた際、
文字化けしてしまったファイルを文字化けせずにダウンロードする方法についてご紹介します。

1.現象を再現するために、今回は以下のような構成のフォルダを用意しました。

 テストフォルダ
  -内部フォルダ
   -日本語ファイル名.txt

 このフォルダを圧縮し、
 テストフォルダ.zipを作成します。

2.モダンUIでドキュメントライブラリを開きます。

3.先ほど作成したテストフォルダ.zipを格納します。


4.テストフォルダ.zipをクリックします

すると、フォルダ名が文字化けしていることが確認できます。
この画面は2019年7月現在、日本語に対応していないようです。


ここで下の画像のようにフォルダ名の横にチェックを入れて、
画面左上よりダウンロードをクリックした場合、


“OneDrive_2019-07-12.zip”というzipファイルがダウンロードされますが、
解凍した場合、以下のようにフォルダ名・ファイル名が文字化けしてしまいます。

(テストフォルダ)
(内部フォルダ)
(日本語ファイル名)


先ほどの画面でフォルダ名を選択せずに「ダウンロード」をクリックした場合、
文字化けしていない”テストフォルダ.zip”がダウンロードできます。


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今回の記事のように、ちょっとした使い方のご相談にも対応しておりますので、
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Office 365 のサービス正常性

こんにちは!SSS担当です!

本日は Office 365 のサービスの正常性についてお話したいと思います。

Outlookはもちろん、SharePoint や Teams 、Forms、Flow など、Office 365 のサービスを使用していて、なんだか動きが変だな と思うことはありませんか。

だれのPCで見ても変な表示になっていたり、何故か不思議な動きになっていたり…。

もしかするとOffice 365 で問題が起きているかもしれません。

そんな時は、一度 Office 365 の正常性をチェックしてみてください。

 

Office 365 サービス正常性 チェック方法

1.Microsoft Office 365 Admin Portalテナント管理者権限のあるユーザー でアクセスします。

2.左のメニュー「正常性」から「サービス正常性」を選択します。

Office 365 管理センターの画面から 「サービス正常性」 へ

3.現在のインシデントやアドバイザリが表示されます。

「サービス正常性」画面

もしも Office 365 の使用中に困ったことがあれば、こちらの「サービス正常性」を確認してみてください。


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もしご興味がおありでしたら、こちらより是非ご連絡ください。