SharePoint OnlineのWebパーツを使いこなしてサイトを見やすくする活用術 ~「ヒーロー」の使い方 ~

みなさんこんにちは!

もうすっかり夏の終わりですね!

ただ、まだまだ暑い日は続きます!水分補給して、熱中症には気を付けて過ごしましょう!

今回の記事はSSSカスタマーサクセスが担当しております。

それでは今回のテーマはモダンサイトのWebパーツ「ヒーロー」のレイアウトについてです。

「ヒーロー」とは、

例えば、社内イベントの告知や最近のトピックをお知らせするのに使える機能です。

コミュニケーションサイトを作成する場合、ページには規定で「ヒーロー」 Web パーツが含まれます。

既定の画像、テキスト、リンクがあらかじめ設定されているので、変更して、独自の画像、テキスト、ページ、リンク、またはドキュメントを紹介しましょう! 既定の「ヒーロー」は 5つのタイルでレイアウトされています (タイルを1つから5つに変更できます)

※規定の表示です

「ヒーロー」のレイアウトはタイルとレイヤーから選択できます。

タイルでの表示では画像が並んでいる表示になります。

使う際はスクロールせずに閲覧できるのでスッキリしたデザインで見やすいですね!

レイヤーでの表示は縦に画像が並ぶ表示になります。

画像が大きく表示されるので大きなトピックを表示するのに活躍します。

「ヒーロー」のレイアウトは以上になります。

「ヒーロー」のレイアウトを使えばサイト閲覧者の関心を引きやすいリンクが作成できますね!

簡単にサイト内をおしゃれに、わかりやすく構成できますので、サイトの用途に合わせて設定を変更してみてください!

今後もこのような興味はあるけど、よくわからないなぁ、という「ちょっと気になる」情報をご紹介していきますので、是非SSSサポートブログをチェックしてくださいね!

SSS カスタマーサクセス

SharePoint 2019 コミュニケーションサイト でどうしてもスクリプトエディターを使いたい!

皆様!新年あけましておめでとうございます。

弊社は新型コロナの影響を受け大きく在宅ワークへの切り替えを行いましたが皆様はいかがでしょうか?

 

早速ですが、SharePoint Online のモダンサイトでスクリプトを許可する場合、皆さんご存じ以下のPowerShellスクリプトを利用します。

Set-SPOsite <SiteURL> -DenyAddAndCustomizePages 0

参考:https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/allow-or-prevent-custom-script

では、SharePoint 2019 オンプレミスバージョンではどうでしょうか。

 

今回私は諸事情により、モダンサイトにあるWikiページ(クラシックUI)で、スクリプトエディター や コンテンツエディター を使用したいと思っていました。

おなじみスクリプトエディター!

 

しかし、SharePoint 2019 のコミュニケーションサイトではこの「メディアおよびコンテンツ」が使用できませんでした。※モダンチームサイトでは使用可能でした。

メディアおよびコンテンツ カテゴリ自体がない…。

 

こちらいろいろ調査したところ、サイトコレクション機能[ BasicWebParts ]という隠し機能を有効化する必要がありました。

チームサイトのみ有効化されていました。

 

モダンとクラシックを同時に使用することはあまり推奨できませんが、今だけ、どうしてもSharePoint 2019 コミュニケーションサイトにカスタマイズしたクラシックページを追加したい…!という方がいらっしゃいましたら以下コマンドをお試しください。

Enable-SPFeature -identity "00bfea71-1c5e-4a24-b310-ba51c3eb7a57" -URL http://サイトコレクションURL 

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サポートメンバー一同、ご連絡お待ちしております!

【SharePoint Online】ルートサイトの置き換え

こんにちは!SSS担当です。
3月に入り、やっと暖かくなってきましたね。

SharePoint を利用すると必ずルートサイト(トップレベルサイト)が作成されますが、このルートサイトが別のサイトと置き換え出来るようになりました。

置き換え可能なサイトは、コミュニケーションサイトか、Office 365 グループに接続されていないモダンチームサイトか、クラシックチームサイトとなります。

これでルートサイトを利用率が高いサイトに置き換えたり、別に作成しておいたサイトに置き換えてルートサイトをリニューアルオープンといったことが出来ますね。

それでは以下に手順をご紹介します。

事前準備

  • SharePoint スタートページ(左上のワッフルメニュー > [SharePoint])内の「おすすめのリンク」のリンク先を控えておきます。(自動的に移行されないため)
  • 置き換えるサイト(ソースサイト)を確認して、現在のルートサイトと同じポリシー、アクセス許可、外部共有設定であることを確認します。

手順

  1. テナント管理者のユーザーでサインインし、新しい SharePoint 管理センターへアクセスします。
  2. 左ペインから [サイト] > [アクティブなサイト] をクリックします。
  3. 右上で、[すべてのサイト] ビューが選択されていることを確認します。
  4. [URL] 列で、リストの一番上に現在のルートサイトが表示されるように [AからZ] をクリックします。
  5. ルートサイトにチェックを入れます。
  6. […] > [サイトの置き換え] をクリックします。
  7. [使用するサイトの URL] 欄に、新しいルートサイトにするサイトの絶対 URL または相対 URL を入力します。
  8. [保存] をクリックします。
  9. ルートサイトの置き換えが完了した後、コンテンツを再クロールして、検索インデックスを更新します。

以上です。
ルートサイトの運用にお困りの方、このような手段もあることも知っておくといいかもしれません。

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気になった方はここからお気軽にお問い合わせください!

【SPO】クラシックホームページのモダン化

こんにちは、SSS担当です。

SharePoint Onlineをご利用中の方で、
2/12に追加された以下の記事を見た方は驚かれたのではないでしょうか。

【クラシック ホーム ページのモダン化】
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

上記URLには以下のことが書かれています。

クラシック チーム サイトが更新のための次の条件を満たしている場合、
ユーザーが次回ホームページを開くと、ホームページが自動的にモダン化されます。

更新の条件:
・クラシック チーム サイト (STS#0) のみ
・ホーム ページ名が "Home.aspx" であること
・次の、既定の Web パーツのみが含まれていること。
 作業の開始 (GettingStartedWebPart)、ニュースフィード(SiteFeedWebPart)、およびドキュメントライブラリ(XsltListViewWebPart)
・テキストが含まれていないこと (wiki HTML がカスタマイズされていないこと)
・DisplayFormTemplateName = "WikiEditForm"
・ModernizeHomepageOptOut が有効になっていないこと

なんと、クラシックで作成されたサイトを自動でモダンに切り替えてくれるようです。
いやー、 困りましたね^^;

上記URL内にも記載されていますが、
モダン化されたページは管理者にて元のクラシックページに戻すことが可能とのことです。

 <参考情報>
 タイトル : 新しい SharePoint チームのホームページ
 アドレス : https://support.office.com/ja-jp/article/-77cbbd3c-2a23-4a76-bfd7-c5bf95afe1c6
 ※上記公開情報の “クラシックバージョンに戻る” の項目を参照ください

また、機能の展開前に、PnP PowerShellを使用して特定のサイトに対して更新されないようOptOutすることも可能とのことです。

 <公開情報>
 タイトル : クラシック ホーム ページのモダン化
 アドレス : https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

 ※”特定のサイトが更新されないようにする方法” を参照ください

なお、自動でモダンサイトに切り替わる時期については以下になるとのことです。

 本機能の更新は2020年3月上旬からターゲットリリース (先行リリース) が有効となっているテナントから段階的に展開が開始され、
5月末までにすべてのテナントへの展開完了を予定しております。

また新たに情報がわかりましたらブログ内にてお知らせしますね。

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今回のようなSharePointの更新情報のお問い合わせや、ちょっとした疑問のご相談にも対応しています。
もし興味がございましたら、こちらからお気軽にお問い合わせください。

SharePoint Online コミュニケーションサイトはサブサイトとして作成できない

みなさんこんにちは、サポート担当です。

今日は、SharePoint Online の コミュニケーションサイト についてのお話です。

コミュニケーションサイトとは

SharePoint Online でサイトを作成する際、必ず「サイトテンプレート」を選択します。そのテンプレートの1つ「コミュニケーションサイトテンプレート」を使用して作成されたサイトを「コミュニケーションサイト」と呼びます。

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトの作成方法

コミュニケーションサイトを作成する方法は2つあります。

1つは Office365 ワッフルメニュー内の SharePoint へアクセスし、左上の「+サイトの作成」アイコンをクリックすることで作成が可能です。

SharePoint ワッフルメニュー

Communication Site

もう1つの方法として、

「新しい SharePoint 管理センター」の「アクティブなサイト」から作成することができます。

新しい管理センター

その他、PowerShellを使用するなど裏技はありますが、基本的にこの2つの方法からしかコミュニケーションサイトを作成することはできません。

その為、コミュニケーションサイトのテンプレートは、サイトコレクションのルートサイトでのみ使用できるテンプレート になります。

サブサイト作成時にテンプレートとして表示されないのは仕様となります。

弊社のSSSのサービスではSharePoint Online からなお問い合わせにも対応しております。
カフェートークも随時実施中ですので、こちらからお気軽にお問い合わせください!

ご連絡、おまちしております。

モダンUIでzipファイルを開いた際文字化けしてしまうファイルをダウンロードする

こんにちは、SSS担当です。

今回はモダンUIでzipファイルを開いた際、
文字化けしてしまったファイルを文字化けせずにダウンロードする方法についてご紹介します。

1.現象を再現するために、今回は以下のような構成のフォルダを用意しました。

 テストフォルダ
  -内部フォルダ
   -日本語ファイル名.txt

 このフォルダを圧縮し、
 テストフォルダ.zipを作成します。

2.モダンUIでドキュメントライブラリを開きます。

3.先ほど作成したテストフォルダ.zipを格納します。


4.テストフォルダ.zipをクリックします

すると、フォルダ名が文字化けしていることが確認できます。
この画面は2019年7月現在、日本語に対応していないようです。


ここで下の画像のようにフォルダ名の横にチェックを入れて、
画面左上よりダウンロードをクリックした場合、


“OneDrive_2019-07-12.zip”というzipファイルがダウンロードされますが、
解凍した場合、以下のようにフォルダ名・ファイル名が文字化けしてしまいます。

(テストフォルダ)
(内部フォルダ)
(日本語ファイル名)


先ほどの画面でフォルダ名を選択せずに「ダウンロード」をクリックした場合、
文字化けしていない”テストフォルダ.zip”がダウンロードできます。


弊社のSSSのサービスは、
SharePointの様々なお問い合わせに対応する、回数無制限のサポートサービスです。
今回の記事のように、ちょっとした使い方のご相談にも対応しておりますので、
もし興味がありましたらこちらからお気軽にお問い合わせください。

モダンページの「最近使った画像」表示条件

こんにちは、SSS担当です。

今回は SharePoint のモダンページの「最近使った画像」表示条件について、ご紹介したいと思います。

「新しいWebパーツを追加」をクリックして、画像をクリックします。
「最近使った画像」が表示されます!

では「最近使った画像」ってどのような条件で表示されるのでしょうか?

SharePoint Online モダンサイト上のドキュメント ライブラリにアップロードした画像が “最近使った画像” に表示されます。
この時、他のユーザーがアップロードした画像につきましても、”最近使った画像” にも表示されます。
また、サイト上に追加したドキュメント ライブラリや、画像ライブラリ内にアップロードした画像も、”最近使った画像” に表示されます。

つまり、「最近使った画像」とは、”そのユーザーが最近使った画像” ではなく、
“そのサイト内で最近使われた画像(アップロード等)” を意味していると考えられます。
そのため、権限の有無とは関係なく別のユーザーがアップロードした画像も表示されます。

例えば、
同一サイト内のライブラリに、 それぞれ以下のように権限が付与されているとします。
ライブラリ1・・・ユーザーAのみ権限付与
ライブラリ2・・・ユーザーBのみ権限付与
ユーザーAがライブラリにアップロードした画像は、 ユーザーBの”最近使った画像”にも表示されます。


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このようなSharePointのちょっとした疑問のご相談にも対応しております。

気になった方はここからお気軽にお問い合わせください。

サイトコレクション単位でリスト・ライブラリをクラシックUIに切り替える

SharePoint Onlineのリスト・ライブラリの表示方法には、
「クラシック表示(クラシックUI)」と「新しい表示(モダンUI)」の2種類があります。

この表示は、ページ左下のリンクをクリックすることで切り替えが可能です。

【現在クラシックUIの場合】
「クラシック表示を終了」をクリック

【現在モダンUIの場合】
「従来のSharePoint表示に戻す」をクリック

さて、上記の様にページの左下より切り替え可能ですが、
デフォルトの表示設定を行うことで、より効率的に運用することが可能です。

デフォルトの表示は、以下の単位で設定可能です。

・テナント全体
・リスト(ライブラリ単位)
・サイトコレクション単位

今回はこの内の、
「サイトコレクション単位での設定方法」についてご紹介いたします。

サイトコレクション単位で設定を行う場合、
PowerShellのスクリプトを利用した設定を行う必要がございます。
スクリプトをご紹介しますので、もしよろしければご検討ください。

※今回のスクリプトの実行にはPnP PowerShellがインストールされている必要がございます。

 メインOSがWindows 10の場合、またはPowerShellGetがインストールされている場合は、
 PowerShellを管理者実行し、以下のコマンドを実行することでPnP PowerShellのインストールが可能です。

Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline

【サイトコレクション単位でクラシックUIに設定する】

# Connect to a site
$cred = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url https://[tenant].sharepoint.com/sites/siteurl -Credentials $cred
# Opt out from modern lists and libraries at site collection level
Enable-PnPFeature -Identity E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4 -Scope Site

また、モダンUIに変更する場合は以下のスクリプトを実行します。

【サイトコレクション単位でモダンUIに設定】

# Connect to a site
$cred = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url https://[tenant].sharepoint.com/sites/siteurl -Credentials $cred
# And again enable modern lists and libraries at site collection level
Disable-PnPFeature -Identity E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4 -Scope Site

【参考URL】
モダン リストとライブラリのエクスペリエンスをオプト アウトする
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/dev/transform/modernize-userinterface-lists-and-libraries-optout

今回の記事の様に、
株式会社ソノリテのSSSではSharePointの「活用支援」を行っております。
もしご興味がおありでしたら、こちらよりご検討よろしくお願いします。