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モダンページの「最近使った画像」表示条件

Posted on by Sonoritesupport

こんにちは、SSS担当です。

今回は SharePoint のモダンページの「最近使った画像」表示条件について、ご紹介したいと思います。

「新しいWebパーツを追加」をクリックして、画像をクリックします。
「最近使った画像」が表示されます！

では「最近使った画像」ってどのような条件で表示されるのでしょうか？

SharePoint Online モダンサイト上のドキュメント ライブラリにアップロードした画像が “最近使った画像” に表示されます。
この時、他のユーザーがアップロードした画像につきましても、”最近使った画像” にも表示されます。
また、サイト上に追加したドキュメント ライブラリや、画像ライブラリ内にアップロードした画像も、”最近使った画像” に表示されます。

つまり、「最近使った画像」とは、”そのユーザーが最近使った画像” ではなく、
“そのサイト内で最近使われた画像(アップロード等)” を意味していると考えられます。
そのため、権限の有無とは関係なく別のユーザーがアップロードした画像も表示されます。

例えば、
同一サイト内のライブラリに、 それぞれ以下のように権限が付与されているとします。
ライブラリ1・・・ユーザーAのみ権限付与
ライブラリ2・・・ユーザーBのみ権限付与
ユーザーAがライブラリにアップロードした画像は、 ユーザーBの”最近使った画像”にも表示されます。


弊社のSSSのサービスは、
SharePointに関するあらゆるお問い合わせが回数無制限のサポートサービスです。
このようなSharePointのちょっとした疑問のご相談にも対応しております。

気になった方はここからお気軽にお問い合わせください。

リストアイテム保存時の遷移先変更

Posted on by Sonoritesupport

こんにちは、SSS担当の一人です。
今回は SharePoint のリストに関する小ネタをご紹介します。

SharePoint 標準機能のカスタムリストは、シンプル故に様々な事で応用できそうですね。

例えば「カスタムリストをイベント申し込みフォームとして使いたい！」という要望があるとします。

その場合はまずカスタムリストを作成し、必要な列を追加します。

その後はイベントの説明や募集している内容を記載したページを作成し、
作成したカスタムリストの新規アイテム作成画面を直接リンクします。

そうすればカスタムリストのビューページを経由しなくて済みますので、
申し込みフォームのように利用することができます。

「新しいアイテム」をクリックして
URLをコピー
リンクを設定します！

しかし、このままではアイテムを保存した際に、リストのビュー画面に遷移してしまいます。

その為にURLのパラメータを変更しておきましょう！

元のURLの「?Source=」以下を

https://testsss.sharepoint.com/sites/xxx/Lists/customlist/NewForm.aspx?Source= https%3a%2f%2ftestsss%2esharepoint%2ecom%2fsites%2fxxx%2fLists%2fcustomlist%2fview%2easpx&RootFolder= 

任意のページURLに！

https://testsss.sharepoint.com/sites/xxx/Lists/customlist/NewForm.aspx?Source= https://testsss.sharepoint.com/sites/xxx/SitePages/request.aspx 

パラメータを変更したURLをリンクすることで、アイテム保存時に好きな場所に遷移してあげることができますよ。

是非試してみてくださいね！

弊社のSSSのサービスでは、このような運用方法のご相談にも対応しております。
ユーザーからの要望にどうやって対応しよう？とお困りの方、SSSから良い方法をご紹介できるかもしれません。

気になった方はここからお気軽にお問い合わせくださいね。

ShareGateとは

Posted on by Sonoritesupport

こんにちは、SSS担当です。

今回はSharePointの移行/運用ツールとして弊社がお勧めする、
ShareGate Desktop についてご紹介したいと思います。

■ShareGate製品の種類

ShareGate社から出ているツールには３つ種類があります。

  • ShareGate Desktop
  • ShareGate Overcast
  • ShareGate Apricot

このなかでSharePointに特化したアプリケーションが
ShareGate Desktop です。

ShareGate Desktop は “Standard” と “Nintex” の2バージョン存在するので
Nintex 製品を使用しているかどうかでお選びいただけます。

■ShareGate Desktopで できること

ShareGate Desktop でできることは
移行、監査＆レポート作成、セキュリティ強化、コンテンツ管理、Office 365 アラート機能などがあり、どなたでも便利にお使いいただけます。

たとえば移行時、
ドメインを移行前と後で変えたい等、固有の権限の移行が難しいと思われる場合でも、ShareGate Desktopならユーザーのマッピングファイルを作成することができる為、
一括ですべての権限情報を書き換えることができます。

また、SharePointのレポートを独自にカスタマイズして定期的にエクスポートできるため、
SharePointの管理もスムーズになります。

運用でお困りの方も、移行でお悩みの方も、
是非一度ShareGateをご検討ください。

↓詳しくはこちら↓
https://sonorite-sharegate.com/

SharePointOnline外部ユーザーを完全に削除する手順(PowerShell)

Posted on by Sonoritesupport

SPOでの外部ユーザーを完全に削除するには2段階が必要ですよ！

以下の2段階の削除を行っていただければ外部ユーザーの完全な削除ができます！

①SharePointサイト上で権限を削除

②Azure Active Directoryのアカウントを削除

外部ユーザーの権限の問題でも発生しましたら、ぜひご活用ください～～～！！

①SharePointサイト上で権限を削除

１．SharePoint Online Management Shellを右クリックし、管理者として開きます。

　　その後、以下のコマンドを実行し、テナント管理者のアカウントにてSharePoint Onlineに連結します。

Connect-SPOService -Url https://テナント名.sharepoint.com

２．該当の外部ユーザーをゲットします。

Get-SPOExternalUser -filter ＜外部ユーザーのアカウント＞
例）Get-SPOExternalUser -filter user@account.co.jp

３．変数に外部ユーザーを保存します。

$ExtUser = Get-SPOExternalUser -filter ＜外部ユーザーのアカウント＞
例）$ExtUser = Get-SPOExternalUser -filter user@account.co.jp

４．外部ユーザーの固有のIDを削除します。

Remove-SPOExternalUser -UniqueIDs @($ExtUser.UniqueId)

５．対象のサイトの全てのユーザーをゲットし、該当のユーザーのLoginNameを確認します。

Get-SPOUser -Site https://テナント名.sharepoint.com/sites/xxxxxxx | FT –a

＊ -Siteの後ろに対象のサイトコレクションのURLを入力します。

６．「５．」にて確認したLoginNameを利用し、対象のサイトのユーザーを削除します。

Remove-SPOUser -Site https://テナント名.sharepoint.com/sites/xxxxxxx -LoginName　＜「５．」にて確認したLoginName＞
例）Remove-SPOUser -Site https://テナント名.sharepoint.com/sites/xxxxxxx -LoginName user_account.co.jp#ext#@テナント名.onmicrosoft.com

７．該当のユーザーが完全に削除されたのを確認します。

Get-SPOUser -Site https://テナント名.sharepoint.com/sites/xxxxxxx | FT –a

＊ -Siteの後ろに対象のサイトコレクションのURLを入力します。

②Azure Active Directoryのアカウントを削除

１．以下のコマンドを実行し、テナント管理者のアカウントにてAzure Active Directoryに連結します。

Connect-MSOLService

２．SPOで削除されたユーザーをゲットします。

Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers -UnlicensedUsersOnly | ft -a

３．以下のコマンドを実行した後、「Y」を入力し、ADから該当のユーザーを削除します。

Remove-MsolUser -RemoveFromRecycleBin -UserPrincipalName ＜該当のユーザーのメールアドレス＞
例）Remove-MsolUser -RemoveFromRecycleBin -UserPrincipalName user@account.co.jp

４．以下のコマンドを実行し、ADに該当のユーザーが残っているか確認します。

Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers -UnlicensedUsersOnly | ft -a

以上となります！

弊社のSSSのサービスをご利用いただければ！全力で御社の力になれますよう頑張りますので、
ソノリテのSSSのご契約ぜひ！ご検討お願いします！

サイトコレクション単位でリスト・ライブラリをクラシックUIに切り替える

Posted on by Sonoritesupport

SharePoint Onlineのリスト・ライブラリの表示方法には、
「クラシック表示(クラシックUI)」と「新しい表示(モダンUI)」の2種類があります。

この表示は、ページ左下のリンクをクリックすることで切り替えが可能です。

【現在クラシックUIの場合】
「クラシック表示を終了」をクリック

【現在モダンUIの場合】
「従来のSharePoint表示に戻す」をクリック

さて、上記の様にページの左下より切り替え可能ですが、
デフォルトの表示設定を行うことで、より効率的に運用することが可能です。

デフォルトの表示は、以下の単位で設定可能です。

・テナント全体
・リスト(ライブラリ単位)
・サイトコレクション単位

今回はこの内の、
「サイトコレクション単位での設定方法」についてご紹介いたします。

サイトコレクション単位で設定を行う場合、
PowerShellのスクリプトを利用した設定を行う必要がございます。
スクリプトをご紹介しますので、もしよろしければご検討ください。

※今回のスクリプトの実行にはPnP PowerShellがインストールされている必要がございます。

　メインOSがWindows 10の場合、またはPowerShellGetがインストールされている場合は、
　PowerShellを管理者実行し、以下のコマンドを実行することでPnP PowerShellのインストールが可能です。

Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline

【サイトコレクション単位でクラシックUIに設定する】

# Connect to a site
 $cred = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url https://[tenant].sharepoint.com/sites/siteurl -Credentials $cred
# Opt out from modern lists and libraries at site collection level
 Enable-PnPFeature -Identity E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4 -Scope Site

また、モダンUIに変更する場合は以下のスクリプトを実行します。

【サイトコレクション単位でモダンUIに設定】

# Connect to a site
 $cred = Get-Credential
 Connect-PnPOnline -Url https://[tenant].sharepoint.com/sites/siteurl -Credentials $cred
# And again enable modern lists and libraries at site collection level
 Disable-PnPFeature -Identity E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4 -Scope Site

【参考URL】
モダン リストとライブラリのエクスペリエンスをオプト アウトする
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/dev/transform/modernize-userinterface-lists-and-libraries-optout

今回の記事の様に、
株式会社ソノリテのSSSではSharePointの「活用支援」を行っております。
もしご興味がおありでしたら、こちらよりご検討よろしくお願いします。