招待メールについて

皆様こんにちは、SSSの新入社員です。

SharePointに社外メンバーを追加する際、招待相手には招待メールが送られるが、自分(招待者側)に招待メールが届く場合と届かない場合がある。という時、どうしたらいいのでしょう?

結論から申し上げますと、サイトの共有する場合は外部メールサービスが使用され招待メールが自分に届きますが、アイテムやライブラリを共有する場合は招待メールが自分に届きません。

この問題はSharePointの招待メールの仕様であり、エラーではございません。
ご安心いただければ幸いでございます。

具体的には以下になります。

・サイトの「共有」から外部ユーザーを招待する場合

送信メールのCC欄に自分のアドレスが自動的に追加されて、
招待者側に招待メールが届けられます。

・アイテムとかディレクトリとかライブラリを共有する場合

自分のアドレスがCC欄に追加されないので、招待者側に招待メールが届きません。詳細を確認したい場合、招待者側から招待メールが送信されるので、
招待者側の「送信済みアイテム」から確認する必要がございます。

ご参考になれば幸いでございます。

弊社のSSSサービスは、SharePointに関するお問い合わせが回数無制限のサポートサービスです。もし興味がありましたらお気兼ねなく「お問合せ」からご連絡下さい。

【ShareGate】SharePoint 2010 ワークフロー一覧出力

こんにちは!SSS担当です。

前回に引き続き2020年11月1日にサポート終了される SharePoint Online のSharePoint 2010 ワークフロー関連のお話しです。

こちらの対応をするにあたって、まずどの程度 SharePoint 2010 ワークフローが存在するか、棚卸しをする必要があるかと思います。

そんな時も ShareGate Desktop を使用すると、簡単に一覧を出力することができます。

  1. ShareGate Desktopを起動します。
  2. サイドバーより、「All reports」をクリックします。
  3. ページをスクロールし、画面右下にある、「Workflow report」をクリックします。
  4. 対象を選択し、「Next」をクリックします。
  5. 「Run now」をクリックします。

上記の手順により、存在しているワークフロー一覧が出力されます!

ワークフローの種類(2010/2013)につきましては、「Platform Type」の項目をご確認ください。

ShareGate Desktop は、他にも
移行、監査&レポート作成、セキュリティ強化、コンテンツ管理、Office 365 アラート機能などがあり、分かりやすい UI で便利にお使いいただけます。
導入されていない方は是非一度 ShareGate をご検討ください。

↓詳しくはこちら↓
https://sonorite-sharegate.com/

SharePoint 2010 ワークフローのサポート終了について

こんにちは。SSS担当です。

先日、以下アナウンスがマイクロソフトより出されたことはご存知でしょうか。

「SharePoint 2010 ワークフローが2020年11月1日にサポート終了される」

なお、今回サポート終了の対象となるのはSharePoint Onlineでの2010ワークフローであり、オンプレミス版のSharePoint Serverでは2026年まで継続サポートされるとのことです。

詳細は以下をご確認ください。
SharePoint 2010 のワークフローのサポート終了

SharePoint Onlineでワークフローを使用されている場合や、
SharePoint Server から SharePoint Onlineへの移行をご検討されている場合、
現在使用されているワークフローの種類を確認し、どのように対応するか検討する必要がございます。

弊社SSSサービスでは、
現在のワークフロー状況確認や今後の方針に関してもご相談を承っております。
もしご不安等ございましたら、こちらよりご気軽にご相談ください。

Teams会議で最大49人のビデオが一度に表示されます!

皆様こんにちは、SSS担当です。

今回は新しく通知された Microsoft Teams Web会議時の表示人数の大幅引き上げについてご紹介します。

 

Microsoft Teams では、これまで最大9人のビデオ(つまり顔)が一度に表示できました。

しかし!!ここで皆様に朗報です!!

なななんと、最大9人から最大49人に大幅引き上げとなるそうです!

参考ブログ(英語):https://techcommunity.microsoft.com/t5/education-blog/20-updates-for-microsoft-teams-for-education-including-7×7-video/ba-p/1457748

 

この機能が正式リリースされれば大規模な会議でも全員の様子を見ながら話を進められてかなり便利かもしれませんね!

ロードマップ によると、8月末までには完全な展開を目指す、とのことです。楽しみですね!

 

SSSではTeamsに関するご相談も承っております、ご相談ベースで是非お気軽にお問合せ下さい。

SSSの経験 について

皆様、こんにちは、SSSの新入社員です。
出身は中国、24歳、趣味はパソコンゲームをする、音楽を聴くことです。
独身です。よろしくお願いします。

今日は一つの注意点を皆様に伝いたいと思いますので、
ちょっと2分いただけないでしょうか。

私はある日に案件調査を行うため、弊社のSharePoint 2019検証用サーバーを起動して、SharePoint 2019 サーバーの全体管理のページにアクセスしたところエラーが表示されて、サーバーの全体管理が開けなくなりました。

何これ?壊れた?と思っていましたが、私がこの検証用サーバーよく使うから、自分の原因かな~
どこか壊れたかな?最近ちゃんと使ってるのに。やった作業はユーザーのパスワード期限切れていたので、 パスワードを変更しただけです。

どうだろうね。とりあえず、先輩に報告しよう。
先輩は:”う—–ん、あ!、えい~”…の面白い声を出しながら、SQLサーバーのサービスIISを起動してみます。
そうしましたら、また開けない状態です。先輩は僕もわかんないですと言いました。

なるほどね~

じゃ、マネージャーに聞こう。皆様、マネージャーはどんな人と質問されるかもしれませんので、ちょっと紹介します、マネージャーは、神みたいと思います、なぜかというと、どんな問題を聞いても、すぐ答えられます!

(スゲーじゃねー?)

どんなことでも、経験がある人すべて私の先生と思いますから、Respect!

どんな状況かをマネージャーに説明しましたら、マネージャーは私のパソコンで調査して、いっぱい調べたんですけど、 ページが開けない、途中マネージャーは私にサーバーのパスワード変更した?と質問したので、変更したと返事しました。
「だから開けないよ~パスワードを元に戻してみて」……

あ、開けました。なんでなんで?パスワードの期限が切れたため変更するのはダメですか?

パスワードの変更したユーザーはSharePointのファームアカウントであり、AD、SQL、IISのすべてのAdministratorだったので、ユーザーのパスワード変更すると、サーバーの全体管理のページが開けません。
パスワードの期限を無期限にしないと、パスワードを変更の画面が出て来ます。
パスワードを元に戻して、パスワードの期限を無限に設定すればOKです。

ありがとうございます。勉強なりました。
さすがマネージャー様!(手をたたく)

皆様も検証用サーバーを作成するときに、SharePointのファームアカウントのパスワードの期限を無限に設定するように、
ご注意ください。

Teams 新機能の紹介(会議オプション&別ウィンドウ表示)

こんにちは、SSS担当です。
今日は Teams の新機能(2020年5月27日時点)について、2つほどご紹介します。

◆Teams会議の会議オプション

Team会議を設定後に、Teamアプリケーションでその会議を開くと、「会議オプション」なるボタンがあります。

こちらをクリックすると、ブラウザに画面が開き、会議の細かなオプションが設定可能です。

設定可能な項目は以下となります。

  • ロビーをバイパスするユーザー
  • 発信者によるロビーのバイパスを常に許可する
  • 発信者が参加または退出したときに知らせる
  • 発表者となるユーザー

◆チャットの別ウィンドウ表示

個別チャットにマウスカーソルを合わせると、以下のアイコンが表示されます。

こちらをクリックすると、個別チャットが別ウィンドウで表示されます。

複数別ウィンドウで表示することも可能ですよ。
これでチャット欄の行き来がしやすくなったかと思います。

Teams の新機能はこちらのページで確認することが可能です。
https://support.office.com/ja-jp/article/microsoft-teams-%E3%81%AE%E6%96%B0%E6%A9%9F%E8%83%BD-d7092a6d-c896-424c-b362-a472d5f105de

SSSでは SharePoint に留まらず Teams など Office 365 全般のお問合せにも対応しております。
こちらより是非お気軽にご相談下さい!

Teams 会議参加者レポート

みなさんこんにちは、SSS担当です。

Teamsの新機能として、Teams会議の参加者レポートをユーザーがダウンロードできるようになりました!

https://support.office.com/ja-jp/article/teams-での出席レポートのダウンロード-ae7cf170-530c-47d3-84c1-3aedac74d310

今回は実際にどのようなレポートが出力できるのかご紹介します。

 

今回は、Teams会議を「ソノリテsss」さんが開催し、「デザイン」さんが会議に参加しました。

会議の主催者「ソノリテsss」さんがユーザー一覧の画面でダウンロードボタンを押すと、以下のようにCSVファイルがダウンロードされます。

ダウンロードしたCSVファイルを開くと「氏名」「ユーザーの操作」「タイムスタンプ」が表示されました!

また、
参加者である「デザイン」さんが会議から抜けた後、改めてCSVファイルをダウンロードすると…

このように「デザイン」さんの「退出」アクティビティが記録されます。

勉強会を開く場合など、実際の参加者を一括で把握できるので便利ですね!

なお、本機能は Office 365 テナント全体で管理者が有効化しなければ使用できません…。
ユーザーの皆さんは是非管理者の方へ本機能の有効化をリクエストしてみてくださいね!

 

本機能の詳しい有効化方法のご案内など、SSSではSharePointに留まらず Office 365 全般のお問合せにも対応しております。こちらより是非お気軽にご相談下さい。

Teamsビデオ会議の背景画像を自分の好きな画像にする

みなさんこんにちは。SSS担当です。

ついにTeamsのビデオ会議で背景画像が変更できるようになりましたね!

今回はTeamsのビデオ会議で背景画像を表示する方法と、自分のオリジナル背景画像を設定する方法をご案内します!

 

Teamsビデオ会議 背景設定方法

Teamsのビデオ会議に入って「…」から「背景効果を表示する」を選択します。

1対1のビデオ通話でも、大人数の会議でも同様操作です

 

右側に背景画像が現れるので、好きな画像を選んで「適用」し完了です。

※「適用」しなければ会議相手には表示されません

 

オリジナルの背景画像設定手順

Microsoftからの公式発表では2020年5月中にはオリジナル背景画像をアップロードできるようになります。今しばらくお待ちください…!と、言いたいところなのですが、実は以下手順で今すぐにオリジナルの背景画像をアップロードすることができます。

待ちきれない方は、以下チャレンジしてみてくださいね!

 

Teamsで表示できる背景画像の一覧が保存されているローカルフォルダにアクセスし、「Uploads」フォルダを開きます。

%APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds
エクスプローラーのアドレスバーに上記URLを張り付けてアクセスすることが可能です

 

「Uploads」フォルダに好きな背景画像を保存します。

今回はいらすとやさんの「会議中」イラストをお借りしました。
https://www.irasutoya.com/

 

Teams会議に入って「…」から「背景効果を表示する」をクリックすると、先ほど保存した画像が背景に設定可能となっています!

自分自身から見ると反転していますが、相手から見ると問題なく見えます!

 

このようにオリジナル画像を追加すれば、在宅勤務での会議が楽しくなりそうですよね。Teamsをご利用の皆様は是非お試しください!

 

SSSサービスでは通常の保守範囲だけでなく、このような利活用に関するTipsもいち早く取り入れてお客様へご提供しております。
ご興味がありましたら是非お気軽にお問合せくださいね。

Office 365 グループに紐付けられたチームサイトの完全削除

こんにちは。SSS担当です。
新年度となり新しいサイトコレクションを作成する機会が増えるかと思います。

そんなとき以前作成したテストサイトに、新しく作成するサイトコレクションに指定したいURLを使われていた、ということもあるかもしれません。
その際は、必要のないサイトコレクションを [完全に削除] することで、URLを再利用可能です。

通常のサイトコレクションは、SharePoint 管理センターから [削除] をした後、[削除されたサイト] から [完全に削除] が可能です。

しかし Office 365 グループに紐付けられたチームサイトを削除した場合は、UI上から [完全に削除] を行うことができません。
[完全に削除] を行うには、SharePoint Online Management Shell を使用して、以下コマンドを実行します。

  1. SharePoint Online Management Shell を起動します。
  2. 以下のコマンドで、テナント管理者アカウントにて SharePoint 管理センターへ接続します。
Connect-SPOService -Url https://xxxxxxxxx-admin.sharepoint.com
  1. 以下のコマンドで [削除されたサイト] にあるサイトコレクション一覧を確認できます。
Get-SPODeletedSite
  1. 以下のコマンドで [削除されたサイト] にある指定したサイトコレクションを [完全に削除] 可能です。
Remove-SPODeletedSite -Identity https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/sites/xxxxxx
  1. [完全に削除] されたかどうか確認します。
Get-SPODeletedSite

以上です。

弊社のSSSサービスは、SharePointに関するあらゆるお問い合わせが回数無制限のサポートサービスです。
もし興味がありましたらお気兼ねなく「お問合せ」からご連絡下さい。

TeamsのタブでOneNoteを開くと「~OneNote for the web を使用してください。」と表示される。

こんにちは、SSS担当です。
暖かくなって桜も綺麗に咲いていますが、新型コロナウイルスの影響で外出もままならない状況ですね。
そして、その影響は Office 365 でもみられます。

Microsoft Teams で OneNote の制限が発生しています。このノートブックを編集するには、OneNote for the web を使用してください。

TeamsのタブからOneNoteを開くとこのようにエラーメッセージが表示されます。

Microsoft Teams で OneNote の制限が発生しています。このノートブックを編集するには、OneNote for the web を使用してください。

これは、現在世界的に Teams使用率が急上昇していることから、Microsoftにて一時的にTeamsからOneNoteの直接利用を制限している状態です。

基本的には待つしかない状況ですので、OneNote for the web やクライアントアプリケーションから編集する運用としていただく必要があります。

他にも、以下のような対応が公式的に発表されています。

  • OneNote経由での1添付ファイルのダウンロード容量は最大100MBに制限
  • Stream でのビデオ再生時の解像度引き下げ
  • プレゼンス更新頻度の引き下げ
  • SharePoint のバックエンド処理のリスケジュール


分かりやすくユーザー影響があるのは、今回ご紹介した「TeamsのタブでOneNoteを編集できない」現象ですが、少し動作が重くなったかな?という地味な影響はあるかもしれません。

また、今後も制限が増える可能性があるので、Office 365 管理者の方は Office 365 メッセージセンターから通知されるメッセ―ジにて最新情報をご確認いただくのが良さそうです。

メッセージセンターへのアクセス方法

Microsoft Office 365 Admin Portal へ テナント管理者権限のあるユーザー でアクセスし、左のメニュー「正常性」から「メッセージセンター」からアクセスできます。


株式会社ソノリテのSSSでは、オプションの追加にて Office 365 についてのお問合せも承ることが可能です。
もしご興味がおありでしたら、こちらより是非ご連絡ください。