招待メールについて

皆様こんにちは、SSSの新入社員です。

SharePointに社外メンバーを追加する際、招待相手には招待メールが送られるが、自分(招待者側)に招待メールが届く場合と届かない場合がある。という時、どうしたらいいのでしょう?

結論から申し上げますと、サイトの共有する場合は外部メールサービスが使用され招待メールが自分に届きますが、アイテムやライブラリを共有する場合は招待メールが自分に届きません。

この問題はSharePointの招待メールの仕様であり、エラーではございません。
ご安心いただければ幸いでございます。

具体的には以下になります。

・サイトの「共有」から外部ユーザーを招待する場合

送信メールのCC欄に自分のアドレスが自動的に追加されて、
招待者側に招待メールが届けられます。

・アイテムとかディレクトリとかライブラリを共有する場合

自分のアドレスがCC欄に追加されないので、招待者側に招待メールが届きません。詳細を確認したい場合、招待者側から招待メールが送信されるので、
招待者側の「送信済みアイテム」から確認する必要がございます。

ご参考になれば幸いでございます。

弊社のSSSサービスは、SharePointに関するお問い合わせが回数無制限のサポートサービスです。もし興味がありましたらお気兼ねなく「お問合せ」からご連絡下さい。

【ShareGate】SharePoint 2010 ワークフロー一覧出力

こんにちは!SSS担当です。

前回に引き続き2020年11月1日にサポート終了される SharePoint Online のSharePoint 2010 ワークフロー関連のお話しです。

こちらの対応をするにあたって、まずどの程度 SharePoint 2010 ワークフローが存在するか、棚卸しをする必要があるかと思います。

そんな時も ShareGate Desktop を使用すると、簡単に一覧を出力することができます。

  1. ShareGate Desktopを起動します。
  2. サイドバーより、「All reports」をクリックします。
  3. ページをスクロールし、画面右下にある、「Workflow report」をクリックします。
  4. 対象を選択し、「Next」をクリックします。
  5. 「Run now」をクリックします。

上記の手順により、存在しているワークフロー一覧が出力されます!

ワークフローの種類(2010/2013)につきましては、「Platform Type」の項目をご確認ください。

ShareGate Desktop は、他にも
移行、監査&レポート作成、セキュリティ強化、コンテンツ管理、Office 365 アラート機能などがあり、分かりやすい UI で便利にお使いいただけます。
導入されていない方は是非一度 ShareGate をご検討ください。

↓詳しくはこちら↓
https://sonorite-sharegate.com/

SharePoint 2010 ワークフローのサポート終了について

こんにちは。SSS担当です。

先日、以下アナウンスがマイクロソフトより出されたことはご存知でしょうか。

「SharePoint 2010 ワークフローが2020年11月1日にサポート終了される」

なお、今回サポート終了の対象となるのはSharePoint Onlineでの2010ワークフローであり、オンプレミス版のSharePoint Serverでは2026年まで継続サポートされるとのことです。

詳細は以下をご確認ください。
SharePoint 2010 のワークフローのサポート終了

SharePoint Onlineでワークフローを使用されている場合や、
SharePoint Server から SharePoint Onlineへの移行をご検討されている場合、
現在使用されているワークフローの種類を確認し、どのように対応するか検討する必要がございます。

弊社SSSサービスでは、
現在のワークフロー状況確認や今後の方針に関してもご相談を承っております。
もしご不安等ございましたら、こちらよりご気軽にご相談ください。

Office 365 グループに紐付けられたチームサイトの完全削除

こんにちは。SSS担当です。
新年度となり新しいサイトコレクションを作成する機会が増えるかと思います。

そんなとき以前作成したテストサイトに、新しく作成するサイトコレクションに指定したいURLを使われていた、ということもあるかもしれません。
その際は、必要のないサイトコレクションを [完全に削除] することで、URLを再利用可能です。

通常のサイトコレクションは、SharePoint 管理センターから [削除] をした後、[削除されたサイト] から [完全に削除] が可能です。

しかし Office 365 グループに紐付けられたチームサイトを削除した場合は、UI上から [完全に削除] を行うことができません。
[完全に削除] を行うには、SharePoint Online Management Shell を使用して、以下コマンドを実行します。

  1. SharePoint Online Management Shell を起動します。
  2. 以下のコマンドで、テナント管理者アカウントにて SharePoint 管理センターへ接続します。
Connect-SPOService -Url https://xxxxxxxxx-admin.sharepoint.com
  1. 以下のコマンドで [削除されたサイト] にあるサイトコレクション一覧を確認できます。
Get-SPODeletedSite
  1. 以下のコマンドで [削除されたサイト] にある指定したサイトコレクションを [完全に削除] 可能です。
Remove-SPODeletedSite -Identity https://xxxxxxxxx.sharepoint.com/sites/xxxxxx
  1. [完全に削除] されたかどうか確認します。
Get-SPODeletedSite

以上です。

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もし興味がありましたらお気兼ねなく「お問合せ」からご連絡下さい。

TeamsのタブでOneNoteを開くと「~OneNote for the web を使用してください。」と表示される。

こんにちは、SSS担当です。
暖かくなって桜も綺麗に咲いていますが、新型コロナウイルスの影響で外出もままならない状況ですね。
そして、その影響は Office 365 でもみられます。

Microsoft Teams で OneNote の制限が発生しています。このノートブックを編集するには、OneNote for the web を使用してください。

TeamsのタブからOneNoteを開くとこのようにエラーメッセージが表示されます。

Microsoft Teams で OneNote の制限が発生しています。このノートブックを編集するには、OneNote for the web を使用してください。

これは、現在世界的に Teams使用率が急上昇していることから、Microsoftにて一時的にTeamsからOneNoteの直接利用を制限している状態です。

基本的には待つしかない状況ですので、OneNote for the web やクライアントアプリケーションから編集する運用としていただく必要があります。

他にも、以下のような対応が公式的に発表されています。

  • OneNote経由での1添付ファイルのダウンロード容量は最大100MBに制限
  • Stream でのビデオ再生時の解像度引き下げ
  • プレゼンス更新頻度の引き下げ
  • SharePoint のバックエンド処理のリスケジュール


分かりやすくユーザー影響があるのは、今回ご紹介した「TeamsのタブでOneNoteを編集できない」現象ですが、少し動作が重くなったかな?という地味な影響はあるかもしれません。

また、今後も制限が増える可能性があるので、Office 365 管理者の方は Office 365 メッセージセンターから通知されるメッセ―ジにて最新情報をご確認いただくのが良さそうです。

メッセージセンターへのアクセス方法

Microsoft Office 365 Admin Portal へ テナント管理者権限のあるユーザー でアクセスし、左のメニュー「正常性」から「メッセージセンター」からアクセスできます。


株式会社ソノリテのSSSでは、オプションの追加にて Office 365 についてのお問合せも承ることが可能です。
もしご興味がおありでしたら、こちらより是非ご連絡ください。

【SharePoint Online】ルートサイトの置き換え

こんにちは!SSS担当です。
3月に入り、やっと暖かくなってきましたね。

SharePoint を利用すると必ずルートサイト(トップレベルサイト)が作成されますが、このルートサイトが別のサイトと置き換え出来るようになりました。

置き換え可能なサイトは、コミュニケーションサイトか、Office 365 グループに接続されていないモダンチームサイトか、クラシックチームサイトとなります。

これでルートサイトを利用率が高いサイトに置き換えたり、別に作成しておいたサイトに置き換えてルートサイトをリニューアルオープンといったことが出来ますね。

それでは以下に手順をご紹介します。

事前準備

  • SharePoint スタートページ(左上のワッフルメニュー > [SharePoint])内の「おすすめのリンク」のリンク先を控えておきます。(自動的に移行されないため)
  • 置き換えるサイト(ソースサイト)を確認して、現在のルートサイトと同じポリシー、アクセス許可、外部共有設定であることを確認します。

手順

  1. テナント管理者のユーザーでサインインし、新しい SharePoint 管理センターへアクセスします。
  2. 左ペインから [サイト] > [アクティブなサイト] をクリックします。
  3. 右上で、[すべてのサイト] ビューが選択されていることを確認します。
  4. [URL] 列で、リストの一番上に現在のルートサイトが表示されるように [AからZ] をクリックします。
  5. ルートサイトにチェックを入れます。
  6. […] > [サイトの置き換え] をクリックします。
  7. [使用するサイトの URL] 欄に、新しいルートサイトにするサイトの絶対 URL または相対 URL を入力します。
  8. [保存] をクリックします。
  9. ルートサイトの置き換えが完了した後、コンテンツを再クロールして、検索インデックスを更新します。

以上です。
ルートサイトの運用にお困りの方、このような手段もあることも知っておくといいかもしれません。

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気になった方はここからお気軽にお問い合わせください!

【SPO】クラシックホームページのモダン化

こんにちは、SSS担当です。

SharePoint Onlineをご利用中の方で、
2/12に追加された以下の記事を見た方は驚かれたのではないでしょうか。

【クラシック ホーム ページのモダン化】
https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

上記URLには以下のことが書かれています。

クラシック チーム サイトが更新のための次の条件を満たしている場合、
ユーザーが次回ホームページを開くと、ホームページが自動的にモダン化されます。

更新の条件:
・クラシック チーム サイト (STS#0) のみ
・ホーム ページ名が "Home.aspx" であること
・次の、既定の Web パーツのみが含まれていること。
 作業の開始 (GettingStartedWebPart)、ニュースフィード(SiteFeedWebPart)、およびドキュメントライブラリ(XsltListViewWebPart)
・テキストが含まれていないこと (wiki HTML がカスタマイズされていないこと)
・DisplayFormTemplateName = "WikiEditForm"
・ModernizeHomepageOptOut が有効になっていないこと

なんと、クラシックで作成されたサイトを自動でモダンに切り替えてくれるようです。
いやー、 困りましたね^^;

上記URL内にも記載されていますが、
モダン化されたページは管理者にて元のクラシックページに戻すことが可能とのことです。

 <参考情報>
 タイトル : 新しい SharePoint チームのホームページ
 アドレス : https://support.office.com/ja-jp/article/-77cbbd3c-2a23-4a76-bfd7-c5bf95afe1c6
 ※上記公開情報の “クラシックバージョンに戻る” の項目を参照ください

また、機能の展開前に、PnP PowerShellを使用して特定のサイトに対して更新されないようOptOutすることも可能とのことです。

 <公開情報>
 タイトル : クラシック ホーム ページのモダン化
 アドレス : https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/disable-auto-modernization-classic-home-pages

 ※”特定のサイトが更新されないようにする方法” を参照ください

なお、自動でモダンサイトに切り替わる時期については以下になるとのことです。

 本機能の更新は2020年3月上旬からターゲットリリース (先行リリース) が有効となっているテナントから段階的に展開が開始され、
5月末までにすべてのテナントへの展開完了を予定しております。

また新たに情報がわかりましたらブログ内にてお知らせしますね。

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今回のようなSharePointの更新情報のお問い合わせや、ちょっとした疑問のご相談にも対応しています。
もし興味がございましたら、こちらからお気軽にお問い合わせください。

SharePointの従来のブログと Delve ブログが廃止されます。

皆様こんにちは、SSS担当です!
最近のリリースで個人単位で使用してきたブログの廃止が決定いたしました。

今まで書き溜めたブログが消えてしまう!?

既にあるSharePointの 従来のブログは、新しい投稿を作成する機能を含め引き続き使用可能とのことですが、

Delve ブログは作成できなくなり、既存のDelveブログ は読み取り専用アクセスを長期間設けた後、最終的には削除されてしまいます。

具体的には、 2020/7/17 以降

  • SharePointのUI上から従来のブログ サイトを新規作成する機能は利用できなくなる
  • 既存の Delve ブログは削除され、Delve プロファイルから取り除かれる

と発表されています。

なおSharePointのブログに代わる機能として、以下が紹介されています。新しいブログの1つとしてご検討下さい。

コミュニケーションサイトとニュース投稿を含むブログを作成する

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もし興味がございましたら、是非こちらからお気軽にお問い合わせください。

SharePoint Online 「人気の傾向」「人気と検索に関するレポート」が廃止されます

皆様こんにちは!SSS担当です!
SharePointの機能「人気の傾向」および「人気と検索に関するレポート」の廃止が決定いたしましたのでお知らせいたします。

SharePoint 内のリストやライブラリのアイテムのアクセス数に従って、直近2週間でアクセス数が多いアイテムを表示したりレポートとしてダウンロードできる機能です。

「サイトの設定」からおよび「人気と検索に関するレポート」にアクセスすることができます。

この「人気の傾向」および 「人気と検索に関するレポート」 は 2020/ 2/29 に廃止されることが決まりました。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/support/sites/classic-usage-popularity-reports-discontinued

なお、人気の傾向が廃止されても「監査ログ レポート」は廃止されないので、今後は「監査ログ レポート」を使用いただくのが良さそうです。

弊社のSSSサービスは、SharePointに関するあらゆるお問い合わせが回数無制限のサポートサービスです。このようなSharePointの更新情報の共有や便利な使い方、ちょっとした疑問のご相談にも対応しています。
もし興味がございましたら、こちらからお気軽にお問い合わせください。

Office の修復方法

こんにちは!SSS担当です。

Word や Excel などの SharePoint と関係が深い Office 製品。
SharePoint にアップロードしている Office ファイルを使用していたらある日いきなり原因不明のエラーが発生!という時、どうしたらいいのでしょう?

そんな時はまずOfficeの修復を試してみましょう!

Windows 10 の場合

  1. 実行中の Office プログラムをすべて終了します。
  2. 左下隅の [スタート] ボタンを右クリックして、ポップアップメニューの [アプリと機能] をクリックします。
  3. 修復する Microsoft Office を選択して、[変更] をクリックします。
  4. [オンライン修復]、[修復] の順に選択します。

Windows 8, 8.1 の場合

  1. 実行中の Office プログラムをすべて終了します。
  2. 左下隅の [スタート] ボタンを右クリックして、ポップアップメニューの [コントロールパネル] をクリックします。
  3. [カテゴリ] ビューで、[プログラム] の [プログラムのアンインストール] をクリックします。
  4. 修復する Microsoft Office を右クリックして、ドロップダウンから [変更] をクリックします。
  5. [オンライン修復]、[修復] の順に選択します。

Windows 7 の場合

  1. 実行中の Office プログラムをすべて終了します。
  2. 左下隅の[スタート] ボタン 、[コントロール パネル] の順にクリックします。
  3. [カテゴリ] ビューで、[プログラム] の [プログラムのアンインストール] をクリックします。
  4. 修復する Microsoft Office をクリックして、[変更] をクリックします。
  5. [オンライン修復]、[修復] の順に選択します。

意外とこれだけでエラーが直るパターンが多いですよ。
もしダメだったら場合は、Office の再インストールも試してみてくださいね。

SSS は SharePoint 専門のサポートサービスとなりますが、SharePoint に関連しているお問い合わせであれば対応しております!
気になった方はここからお気軽にお問い合わせください!